Schwerpunkt: Qualitative User Research, User Centered Design, Prototypen, Nutzertests, Workshops, Agiles Arbeiten
Methoden und Tools: Co-Creation, Interviews, Observation, Swimlane Diagramme, Sketches, Axure, Sketch, Papier Prototyping
Eine neue Web-App für die Rechnungskontrolle
In diesem Projekt ging es darum, die Arbeit in der Rechnungskontrolle für die Endnutzer zu erleichtern, zu modernisieren und den Prozess des Datenflusses zu beschleunigen. Das Team war interdisziplinär aufgestellt und folgte einem agilen Arbeitsvorgehen. Die Zusammenarbeit mit den Endnutzern war sehr gemeinschaftlich und intensiv. In ersten Workshops wurden die Schwierigkeiten für die Nutzer genauer betrachtet und durch Clustering in Arbeitspakete unterteilt. Durch Dot-votings der Nutzer und anschließender Analyse konnte der Umfang des ersten MVP (Minimale Viabale Product) bestimmt werden. Im Laufe des Projekts wurde das MVP immer weiter geschärft und darauf geachtet die Nutzer nicht zu überfordern.
Durch Co-Creation mit den Nutzern konnten erste Ideen gemeinsam gesammelt werden. Mehrfache vor-Ort-Besuche und aktive Mitarbeit halfen, die Prozesse und Arbeitsweisen der Nutzer zu verstehen. Den Nutzer immer vor Augen verwendeten wir Personas, die sich aus den vor-Ort-Besuchen immer weiter verfeinerten. Diese integrierten sich in den projektinternen Sprachgebrauch und wurden Teil des Teams. Durch das Analysieren von Artefakten, Handlungsschritten und Zielen des Nutzers wurde der Prozess immer genauer und konnte mit dem Kunden abgestimmt werden.
Um die unterschiedlichen Blickwinkel für die Konzeption mit einzubeziehen, haben wir uns eine Kombination aus mehreren Methoden zu Nutzen gemacht. Dieses Kommunikationsmittel half, im Team Lösungen durchzuspielen, Unklarheiten festzustellen und konkrete nächste Schritte zu formulieren. Einfache Nutzertests am digitalen Axure Prototypen, zum Teil auch remote, haben uns dann geholfen schnell Entscheidungen zu treffen.
Der Prozess des jeweiligen Arbeitspakets wurde dann als skizzenhafte/illustrative Grafik ausgearbeitet. Dies stellte sich als eine sehr geeignete Kommunikationsgrundlage heraus, im Team und mit dem Kunden. Die Erzählperspektive erfolgte immer aus Sicht des Endnutzers. Aus dem Projekt heraus entstanden diverse Elemente, die als Erweiterungen des firmeninternen Baukastens übernommen wurden.
Learnings
- Nutzerzentriertes Denken im Team anregen
- User Research am Besten vor Ort, für den Überblick und wieder und wieder für die Details
- Direkte Arbeit in Workshops mit den Nutzern deckt die „echten“ Schwierigkeiten auf
- Metaphern helfen Silodenken aufzubrechen
- Einfache Konzeptvisualisierungen schaffen Transparenz des Projekt Status Quo´s und schärfen gemeinsames Verständnis
Schwerpunkt: Interviews, User Centered Design, Prototypen, Nutzertests, Workshops
Methoden und Tools: Interviews, Observation, Affinity Diagramm, Balsamiq, Photoshop, Papier Prototyping
Überarbeitung des Usermanagements
Durch neue Richtlinien war es erforderlich, ein zentrales User Management für alle firmeninternen Anwendungen bereitzustellen. Die bereits bestehende Anwendung war in ihrer Nutzung sehr technisch aufgebaut und erforderte tiefes Wissen der Anwender. Die unterschiedlichen Nutzergruppen hatten jedoch sehr starke Unterschiede in ihrer technischen Affinität. Daher war es erforderlich, die Nutzung zu vereinfachen und Hilfestellungen für die weniger routinierten Nutzer bereit zu stellen.
Zu Beginn wurden die Stakeholder identifiziert, von welchen dann Stellvertreter zu Interviews eingeladen wurden. In den Interviews wurde eine Aufgabenstellung vorgegeben und im zweiten Teil genauer auf die gängigen Aufgaben der jeweiligen Nutzergruppen eingegangen. Nach den Interviews ließen sich zwei Personas identifizieren:
Sebastian ist Entwickler und entsprechend technisch versiert. Er erstellt neue Anwendungen, die dann ein Berechtigungskonzept benötigen. Er stellt das Konzept auf und testet es. Die letztendliche Befüllung für die fertige Anwendung macht er nur selten. Die Umgebung wird zunächst in Test und dann in Produktion erstellt.
Tanja ist Business Analystin und pflegt die produktive Anwendung mit weiteren Nutzern, basierend auf dem bestehenden Berechtigungskonzept. Sie ist technisch weniger versiert und das Konzept hinter den Berechtigungen ist für sie relativ unwichtig. Sie muss sicher sein können, dass nur die richten Nutzer bestimmte Dinge sehen/tun können. Sie muss regelmäßig Kontrollen durchführen können und die Nutzer einsehen. Diese Arbeit macht sie in unregelmäßigen Abständen, zwischen ihren täglichen Aufgaben.
Die Erkenntnisse aus den Interviews wurden mit Hilfe eines Affinity Diagramms geclustert und ausgewertet. Die Ergebnisse wurden dann in einem Workshop weiteren Core Usern und dem Projektteam vorgestellt. Durch den Workshop konnten bereits erste Lösungen entwickelt werden. Die Ergebnisse des Workshops wurden überarbeitet und im nächsten Schritt in einem einfachen Papierprototypen zusammengefasst. Hier wurden alle fachlichen Aspekte und relevanten Funktionen abgebildet. Nach Tests mit Zusammenarbeit der Entwicklung wurden die Inhalte dann in Balsamiq überführt. Mit Hilfe des digitalen Prototypen konnten Nutzertests mit den Usern aus den Interviews durchgeführt werden.
Während der Konzeption wurde regelmäßig Rücksprache mit der Entwicklung gehalten. Auf diese Weise konnten sie die Hintergründe nachvollziehen und sich selbst als Nutzer mit einbringen. Nach Einbauen des Feedbacks wurde das Konzept technisch umgesetzt. Die visuelle und funktionale QS wurde durch Photoshopmontagen realisiert, hier wurden in Screenshots die Punkte markiert und über Tickets organisiert.
Die Anwendung nutzt durch Abfragen der unterschiedlichen Usecases „Neue Anwendung“ „Neue Nutzer“ etc. einen Wizard, der den Nutzer durch alle relevanten Schritte durch führt. Für versierte Nutzer ist es ebenfalls möglich direkt in der jeweiligen Übersicht neue Elemente zu erstellen und sie zu verknüpfen. Durch das visuelle Anzeigen von inaktiven Nutzern kann schnell eine Kontrolle durchgeführt werden. Das Anlegen/Hinzufügen von mehreren Elementen beschleunigt die Arbeit und dient der Übersicht während des Arbeitsschrittes.
Learnings
- Es ist besser, die Persona mit dem Projektteam zu erarbeiten, als alles schon vorzulegen
- Aufgabenauswahl für Nutzertest vorbereiten
- Einfache Papierprototypen reichen für das Sammeln der Daten aus, für Tests mit wirklichen Nutzern eignet sich etwas Digitales besser
- Bei einem bestehenden UI Baukasten reichen einfache Wireframes aus